Gracias por ayudar a Bluecrew, una empresa de EmployBridge con el Formulario I-9 para nuevas contrataciones. Para ayudarle, ayudarnos a completar este formulario del gobierno, hemos reunido información sobre la documentación aceptable del Formulario I-9 y cómo revisar los documentos. También hemos reunido enlaces a recursos del gobierno al final del artículo.
El Formulario I-9 es necesario para verificar la identidad y el permiso de trabajo de un nuevo empleado en los Estados Unidos.
Además, hemos incluido respuestas a preguntas comunes (FAQs).
Si usted todavía necesita ayuda por favor haga que el miembro del equipo Bluecrew se ponga en contacto a través de la App Bluecrew para obtener ayuda.
Documentación aceptable del formulario I-9
General
Para completar la Sección 2, el empleado deberá presentarle un documento de la Lista A o una combinación de un documento de la Lista B y un documento de la Lista C de la Lista de Documentos Aceptables del Formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS).
La documentación presentada por el empleado debe presentarse en persona y la documentación debe ser original (esto significa que no puede ser una fotocopia, escaneada o una foto), parecer genuina (real) y estar relacionada con el empleado. A continuación encontrará más información sobre los requisitos anteriores.
La lista de documentos aceptables del formulario I-9 del USCIS se puede encontrar en USCIS aquí y también en el portal de cumplimentación en línea del formulario I-9 (EMP Trust) que utilizará para cumplimentar la sección 2.
También puede acceder en línea las listas más detalladas que incluyen fotografías de determinada documentación siguiendo los enlaces que figuran a continuación.
Lamentablemente, la Lista de documentos aceptables del formulario I-9 del USCIS no contiene información sobre toda la documentación aceptable del formulario I-9 que un empleado puede optar por presentar. Para obtener más información sobre cierta documentación no incluida en la Lista de documentos aceptables del Formulario I-9 del USCIS, consulte a continuación.
Preguntas frecuentes
¿Puede un documento de la Lista A o C ser una combinación de dos o más documentos físicos?
Sí. Hay determinados "documentos" de la Lista A o C que en realidad son una combinación de dos o más documentos físicos. Por ejemplo, un empleado que presente un Documento de Autorización de Empleo (EAD) con derecho a una prórroga automática puede tener que presentar tanto un EAD como un Formulario I-797C, Notificación de Acción.
¿Qué ocurre si el empleado presenta un documento que no figura en la Lista de documentos aceptables del USCIS o que se incluye a continuación?
Si nuestro nuevo empleado cree que los documentos son aceptables pero no los encuentra en la lista, debe ponerse en contacto con nosotros en la aplicación Bluecrew de inmediato.
El empleado presentó una tarjeta de la Seguridad Social que contiene "VÁLIDO PARA TRABAJAR SÓLO CON AUTORIZACIÓN DEL DHS/INS" o "NO VÁLIDO PARA TRABAJAR". ¿Es un documento aceptable?
No. Este documento es una tarjeta de la Seguridad Social restringida o "anotada" y no es un Formulario I-9 aceptable. Debe pedir al empleado que presente otro documento de su elección.
Recibos de sustitución
Los empleados pueden presentar recibos de sustitución por documentos perdidos, robados o deteriorados. Se puede entregar un recibo de sustitución por cualquier documento de la Lista A, B o C. Un recibo de sustitución es válido durante 90 días a partir de la fecha de contratación del empleado. El portal en línea del Formulario I-9 (EMP Trust) le ayudará a calcular los plazos de validez. También puede ir aquí para obtener más información sobre los recibos de sustitución.
Preguntas frecuentes
El recibo del empleado contiene las palabras "NUEVO" o "RENOVACIÓN". ¿Es correcto?
No. Sólo se puede presentar un recibo de sustitución de un documento perdido, robado o deteriorado y no un recibo de un documento nuevo o de renovación. Debe preguntar al empleado si tiene otra documentación que pueda presentar.
Otros recibos
Además de los recibos de sustitución, existen otros cuatro tipos de recibos que determinados empleados pueden presentar para cumplimentar Sección 2. Esto puede resultar confuso, por lo que puede pedir al empleado que se ponga en contacto con nosotros a través de la aplicación Bluecrew si tiene alguna duda. Puede ir aquí para obtener más información sobre otros recibos aceptables.
Documentos provisionales
Aparte de los recibos, hay varios documentos que proporcionan autorización provisional de trabajo a determinados residentes legales permanentes (o titulares de una tarjeta verde). El portal en línea del Formulario I-9 (EMP Trust) le ayudará a calcular la duración de la validez de la fecha de caducidad del documento. Hemos proporcionado una tabla a continuación, pero también puede ir aquí para obtener más información sobre los documentos temporales.
Descripción | Estatus de empleado | Lista A, B, C | Duración de validez |
Un pasaporte extranjero con un sello temporal I-551 (ADIT) o una anotación impresa I-551 en un visado de inmigrante de lectura mecánica (MRIV) | Residente legal permanente | Lista A | Hasta la fecha de caducidad del sello temporal I-551 (ADIT), o si no hay fecha de caducidad, un año a partir de la fecha de admisión |
Una tarjeta de residente permanente (I-551) caducada con un acuse de recibo del formulario I-797 para un formulario I-751 o un formulario I-829 que indique que USCIS ha prorrogado la validez de la tarjeta. | Residente legal permanente | Lista C | 12, 18, 24 ó 48 meses a partir de la fecha de expiración de la tarjeta de residente permanente |
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo una tarjeta de residente permanente que una ""green card""?
Sí.
El empleado presentó una Tarjeta de Residente Permanente (I-551) caducada con un aviso de recibo del Formulario I-797 para un Formulario I-751 o un Formulario I-829. ¿Cómo puedo saber la duración de la prórroga?
El acuse de recibo del Formulario I-797 incluirá la duración de la prórroga. La duración de la prórroga será de 12, 18, 24 ó 48 meses.
El empleado presentó una Tarjeta de Residente Permanente (I-551) caducada con un acuse de recibo del Formulario I-797 pero es para un Formulario I-90 o un Formulario N-400. ¿Es un documento aceptable? ¿Es un documento aceptable?
Sí. Una Tarjeta de Residente Permanente (I-551) caducada con un acuse de recibo del Formulario I-797 para un Formulario I-90 o un Formulario N-400 es un documento de la Lista A aceptable. La prórroga será de 24 meses a partir de la fecha de caducidad de la Tarjeta de Residente Permanente y el aviso de recibo del Formulario I-797 incluirá la duración de la prórroga.
Prórrogas automáticas del Documento de Autorización de Empleo (I-766)
Generalmente debido a que el servicio de immigración no puede procesar las solicitudes lo suficientemente rápido, ciertos no-ciudadanos autorizados a trabajar pueden ser elegibles para extensiones automáticas en su Documento de Autorización de Empleo (I-766) de la Lista A ("EAD"). El portal en línea del Formulario I-9 (EMP Trust) le ayudará a calcular la duración de las prórrogas. Hemos proporcionado una tabla a continuación, pero también puede ir aquí para obtener más información sobre los documentos temporales.
Category Codes | Required Documentation | Extension Length |
A03, A05, A07, A08, A10, C08, C09, C10, C16, C20, C22, C24, or C31 | EAD con acuse de recibo del formulario I-797 de la misma categoría que el EAD | 180 días a partir de la fecha de expiración de la tarjeta del EAD |
A12 or C19 | Sólo EAD | Hasta la fecha "EAD Auto-Extended Through" designada por el USCIS en función del país designado para el Estatus de Protección Temporal (TPS) seleccionado (se calculará mediante el portal en línea del Formulario I-9 -EMP Trust) |
A17, A18, or C26 | EAD con un aviso de recibo del formulario I-797 de la misma categoría que el EAD, y un formulario I-94 no caducado con una clase de admisión de H-4, E-1S, E-2S, E-3S o L-2S | 180 días a partir de la fecha de caducidad de la tarjeta del EAD, O de la fecha de caducidad del formulario I-94, la que sea anterior |
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el código de categoría del EAD del empleado no coincide con el código de categoría del aviso de recibo del Formulario I-797?
Si los códigos de categoría no coinciden, entonces ese EAD no es elegible para una extensión automática y expira en la fecha de expiración indicada en el EAD. Si el EAD ya ha caducado, debe preguntar al empleado si tiene otra documentación que pueda presentar. Esto es así a menos que el código sea A12 o C19, véase más abajo para más información.
¿Qué ocurre si el código de categoría del empleado que figura en su EAD no coincide con ninguno de los códigos de categoría enumerados anteriormente?
Si el código de categoría que figura en el EAD del empleado no coincide con ninguno de los códigos de categoría enumerados anteriormente, ese EAD no puede optar a una prórroga automática y expira en la fecha de expiración que figura en el EAD. Si el EAD ya ha caducado, debe preguntar al empleado si dispone de otra documentación que pueda presentar.
El empleado presentó un EAD con un código de categoría A12 o C19, pero el país designado para el Estatus de Protección Temporal (TPS) del empleado no coincide con el País de Nacimiento en su EAD. ¿Es correcto?
Sí, no es necesario que el país de nacimiento del empleado en su EAD coincida con el país designado para el TPS. El empleado sólo debe decirle a usted con qué país TPS está asociado.
¿Alguien con una auto extensión de TPS siempre necesita presentar un aviso de recibo y una tarjeta EAD vencida?
No. Ver el M-274 en 5.3 donde el gobierno explica que a veces hay un aviso publicado en el Registro Federal sobre una extensión de TPS para cierto país y nada más necesita ser presentado por el empleado, aparte de la tarjeta EAD expirada. En otros casos, puede publicarse un aviso individual, prorrogando la tarjeta EAD del TPS.
Proceso de revisión de documentos
Estándar de la persona razonable
Es importante revisar la documentación del empleado en persona y asegurarse de que la documentación parece auténtica y está relacionada con el empleado que tiene delante. No es necesario ser un experto en documentos. Siempre que el documento parezca auténtico, la fotografía del documento se parezca a la del empleado (si tiene fotografía) y los datos personales del documento coincidan con los del empleado, debe aceptar y registrar la documentación en la Sección 2.
Preguntas frecuentes
¿Debo revisar la sección 1 para asegurarme de que el empleado ha rellenado todos los campos obligatorios?
Sí. Debe revisar la sección 1 y asegurarse de que todos los campos obligatorios se han rellenado correctamente.
¿Tengo que verificar los datos de la sección 1?
No. Sin embargo, debe revisar la Sección 1 junto con la documentación presentada por el empleado y asegurarse de que la información de la documentación coincide con la información de la Sección 1. Por ejemplo, si el empleado presenta su tarjeta de la Seguridad Social para la sección 2, debe revisar el número de la Seguridad Social registrado en la sección 1 y asegurarse de que coincide con el número de la tarjeta de la Seguridad Social que le han presentado. Si la información no coincide, pídale al empleado que corrija la Sección 1 antes de completar la Sección 2.
El empleado ha presentado un documento en el que figura un nombre diferente del que figura en la sección 1 o ha presentado dos documentos con nombres diferentes. ¿Puedo aceptar esos documentos?
Sí. Siempre que la documentación parezca auténtica y se refiera al empleado, debe aceptarla y registrarla en los campos de documentos de la Lista A, B o C del Apartado 2.
¿Puedo exigir que el empleado presente una documentación específica?
No. El empleado puede elegir la documentación que desea presentar. Si su documentación no es aceptable o no parece auténtica o relacionada con el empleado, debe pedirle que presente otro documento de su elección.
Enlaces adicionales
Residentes Permanentes Legales (LPR, por sus siglas en inglés)